年会创建一个工作进度表，确认实施细节。
包括以下几个方面：（1）   邀请的贵宾及确认其成形；（2）   舞台设计。
场地搭建。
灯光音响布置的完成；（3）   文书工作、会议资料的准备；（4）   房间分配表；（5）   用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）（6）   交通安排（7）   各项工作的负责人及联系方式；（8）   支付各项定金的时间表；（9）   表演者的邀请及确认；（10） 礼品、胸花、指示牌、胸卡；（11） 会务照片及录像资料的制作和赠送。
在检查准备工作时，有几个关键点：围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否丰富突出。
在结算时，要事先专人在www.gzwltysz.com酒店的每个消费场所签单确认。
比如自助餐的用餐人数、用车时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费等。
会议组织注意事项1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会*、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。
2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。
3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，场地布置，方便参会人员领取。
4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，办公场地租赁，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。
会议通知注意事项：会议通知分为口头通知和书面通知，场地，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：1、正式的书面会议通知应包含：简要的www.gzwltysz.com会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。
2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。
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